Microsoft 365 – Outlook

Wie sende ich eine E-Mail?

1. Klicken Sie auf „Neue E-Mail" (oben links) oder drücken Sie Strg + N
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld „An" ein
3. Fügen Sie einen Betreff hinzu (kurz und aussagekräftig)
4. Schreiben Sie Ihre Nachricht im Textfeld
5. Optional: Fügen Sie Anhänge hinzu (Büroklammer-Symbol)
6. Klicken Sie auf „Senden" oder drücken Sie Strg + Enter

Tipp: Prüfen Sie vor dem Versand immer Empfänger, Betreff und Anhänge!

Wie verwende ich „CC" und „BCC"?

• An: Hauptempfänger, von denen eine Antwort erwartet wird
• CC (Carbon Copy / Kopie): Personen, die informiert werden sollen, aber nicht direkt antworten müssen. Alle Empfänger sehen die CC-Adressen.
• BCC (Blind Carbon Copy / Blindkopie): Empfänger, die andere nicht sehen können. Ideal für Verteiler oder Datenschutz.

Beispiel:

• An: maria.schmidt@kk-oh.de (Sie bittet um eine Rückmeldung)
• CC: klaus.mueller@kk-oh.de (Er soll informiert sein, muss aber nicht antworten)
• BCC: newsletter-verteiler@kk-oh.de (Alle im Verteiler erhalten die Mail, sehen aber nicht, wer sonst noch dabei ist)

Wie füge ich Anhänge hinzu?

Dateien anhängen:

1. Klicken Sie in der neuen E-Mail auf das Büroklammer-Symbol („Datei anfügen")
2. Wählen Sie „Durchsuchen" oder wählen Sie eine kürzlich verwendete Datei
3. Suchen Sie die Datei auf Ihrem PC oder Netzlaufwerk
4. Klicken Sie auf „Einfügen"

Maximale Größe: 25 MB pro E-Mail (alle Anhänge zusammen)

Alternative für große Dateien: Nutzen Sie OneDrive oder SharePoint:

1. Laden Sie die Datei in OneDrive hoch
2. Klicken Sie in der E-Mail auf „Datei anfügen" → „OneDrive durchsuchen"
3. Wählen Sie die Datei aus
4. Outlook erstellt automatisch einen Freigabelink

Wichtig: Senden Sie niemals sensible Daten (Passwörter, Gehaltsdaten, etc.) per E-Mail!

Wie beantworte ich eine E-Mail?

• Antworten (nur an Absender): Klicken Sie auf „Antworten" oder drücken Sie Strg + R
• Allen antworten (an alle Empfänger): Klicken Sie auf „Allen antworten" oder drücken Sie Strg + Umschalt + R
• Weiterleiten (an andere Person): Klicken Sie auf „Weiterleiten" oder drücken Sie Strg + F

Achtung: „Allen antworten" sendet die Mail an ALLE ursprünglichen Empfänger. Überlegen Sie, ob das nötig ist!

Wie organisiere ich meine E-Mails mit Ordnern?

Legen Sie Ordner an, um E-Mails zu sortieren:

1. Rechtsklick auf „Posteingang" in der linken Spalte
2. Wählen Sie „Neuer Ordner"
3. Geben Sie einen Namen ein (z. B. „Projekte", „Wichtig", „Archiv 2024")
4. Klicken Sie auf „OK"

E-Mails verschieben: Ziehen Sie E-Mails per Drag & Drop in den gewünschten Ordner.

Tipp: Nutzen Sie Regeln, um E-Mails automatisch zu sortieren (siehe unten).

Wie erstelle ich Regeln zur automatischen Sortierung?

Regeln (auch „Filter" genannt) sortieren eingehende E-Mails automatisch:

1. Klicken Sie auf „Datei" → „Regeln und Benachrichtigungen verwalten"
2. Klicken Sie auf „Neue Regel"
3. Wählen Sie eine Vorlage (z. B. „Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben")
4. Konfigurieren Sie die Bedingungen (z. B. Absender, Betreff, Stichwörter)
5. Wählen Sie die Aktion (z. B. „In Ordner 'Projekte' verschieben")
6. Klicken Sie auf „Fertig stellen"

Beispiele für nützliche Regeln:

• Alle E-Mails von newsletter@example.com in den Ordner „Newsletter" verschieben
• E-Mails mit dem Betreff „DRINGEND" rot markieren
• E-Mails mit großen Anhängen (>5 MB) in den Ordner „Große Dateien" verschieben

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur?

Eine Signatur wird automatisch am Ende jeder E-Mail eingefügt:

1. Klicken Sie auf „Datei" → „Optionen" → „E-Mail"
2. Klicken Sie auf „Signaturen..."
3. Klicken Sie auf „Neu" und geben Sie einen Namen ein (z. B. „Standard")
4. Schreiben Sie Ihre Signatur im Textfeld:

Beispiel-Signatur:

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann
Verwaltungsmitarbeiter
Evangelisch-Lutherischer Kirchenkreis Ostholstein

Telefon: 04521/788-123
E-Mail: max.mustermann@kk-oh.de
Web: www.kk-oh.de

Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen" Ihre Signatur für „Neue Nachrichten" und „Antworten/Weiterleitungen"

Klicken Sie auf „OK"

Tipp: Halten Sie Signaturen kurz und professionell. Vermeiden Sie unnötige Grafiken oder zu viele Farben.

Wie erstelle ich einen Termin?

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht (Symbol unten links)
2. Klicken Sie auf „Neuer Termin" oder drücken Sie Strg + N
3. Geben Sie einen Betreff ein (z. B. „Team-Besprechung")
4. Wählen Sie Startzeit und Endzeit
5. Optional: Fügen Sie Ort, Beschreibung und Erinnerung hinzu
6. Klicken Sie auf „Speichern & schließen"

Wie lade ich andere Personen zu einem Termin ein?

Nutzen Sie Besprechungsanfragen (Meeting Requests), um Teilnehmer einzuladen:

1. Klicken Sie auf „Neue Besprechung" (statt „Neuer Termin")
2. Fügen Sie Teilnehmer im Feld „Erforderlich" hinzu (Personen, die teilnehmen müssen)
3. Optional: Fügen Sie optionale Teilnehmer hinzu
4. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Ort
5. Optional: Aktivieren Sie „Teams-Besprechung" für eine Online-Besprechung
6. Klicken Sie auf „Senden"

Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Einladung und können zusagen, absagen oder mit Vorbehalt zusagen.

Wie prüfe ich die Verfügbarkeit von Teilnehmern?

Nutzen Sie den Terminplanungs-Assistenten:

1. Erstellen Sie eine neue Besprechung
2. Fügen Sie alle Teilnehmer hinzu
3. Klicken Sie auf „Terminplanungs-Assistent" (Ribbon oben)
4. Sie sehen nun die Verfügbarkeit aller Teilnehmer in einer Zeitansicht
5. Grüne Balken = frei, blaue Balken = belegt, rote Balken = abwesend
6. Wählen Sie einen freien Zeitraum, an dem alle verfügbar sind

Wie richte ich Erinnerungen ein?

Outlook kann Sie automatisch an Termine erinnern:

• Beim Erstellen eines Termins wählen Sie im Dropdown „Erinnerung" die gewünschte Zeit (z. B. „15 Minuten", „1 Stunde", „1 Tag")
• Die Erinnerung erscheint als Pop-up-Fenster zur eingestellten Zeit

Standard-Erinnerung festlegen:

1. Klicken Sie auf „Datei" → „Optionen" → „Kalender"
2. Aktivieren Sie „Standarderinnerung" und wählen Sie die gewünschte Zeit

Wie teile ich meinen Kalender mit Kolleg:innen?

Kalenderfreigaben ermöglichen anderen, Ihre Termine zu sehen:

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht
2. Rechtsklick auf „Kalender" in der linken Spalte
3. Wählen Sie „Freigabe" → „Kalender freigeben"
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
5. Wählen Sie die Berechtigungsstufe:
   • „Verfügbarkeit": Nur frei/belegt sichtbar (keine Details)
   • „Begrenzte Details": Betreff und Ort sichtbar
   • „Vollständige Details": Alle Informationen sichtbar
   • „Bearbeiter": Person kann Termine erstellen/ändern
6. Klicken Sie auf „Senden"

Tipp: Für Team-Kalender nutzen Sie lieber Microsoft Teams oder SharePoint.

Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz ein?

Abwesenheitsnotizen informieren Absender automatisch über Ihre Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Dienstreise):

In Outlook Desktop-App:

1. Klicken Sie auf „Datei" → „Automatische Antworten"
2. Wählen Sie „Automatische Antworten senden"
3. Legen Sie Startzeit und Endzeit fest
4. Schreiben Sie Ihre Nachricht im Tab „Innerhalb meiner Organisation"
5. Optional: Aktivieren Sie „Außerhalb meiner Organisation" und schreiben Sie eine separate Nachricht für externe Absender
6. Klicken Sie auf „OK"

In Outlook Web-App:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)
2. Wählen Sie „Automatische Antworten"
3. Aktivieren Sie „Automatische Antworten senden"
4. Legen Sie Zeitraum und Nachricht fest
5. Klicken Sie auf „Speichern"

Beispiel-Abwesenheitsnotiz:

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom 01.03.2025 bis zum 15.03.2025 im Urlaub und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf E-Mails.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an:
Maria Schmidt (maria.schmidt@kk-oh.de, Tel. 04521/788-456)

Ich werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr bearbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Wichtig:

• Nennen Sie immer eine Vertretung für dringende Fälle
• Deaktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr (geschieht automatisch, wenn Sie einen Endzeitpunkt gesetzt haben)
• Externe Nachrichten sollten keine internen Informationen enthalten

Wie speichere ich Kontakte?

1. Wechseln Sie zur Personen-Ansicht (Symbol unten links)
2. Klicken Sie auf „Neuer Kontakt" oder drücken Sie Strg + N
3. Geben Sie Name, E-Mail, Telefon und weitere Infos ein
4. Klicken Sie auf „Speichern & schließen"

Schnell speichern aus E-Mail: Rechtsklick auf eine E-Mail-Adresse → „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen"

Wie erstelle ich Kontaktgruppen (Verteilerlisten)?

Kontaktgruppen ermöglichen es, E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig zu senden:

1. Wechseln Sie zur Personen-Ansicht
2. Klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe"
3. Geben Sie einen Namen ein (z. B. „Projektteam", „Verwaltung")
4. Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen" → „Aus Outlook-Kontakten"
5. Wählen Sie die Personen aus
6. Klicken Sie auf „OK" und dann auf „Speichern & schließen"

Verwendung: Geben Sie in einer neuen E-Mail einfach den Namen der Kontaktgruppe ein – alle Mitglieder werden automatisch als Empfänger hinzugefügt.

Wie erstelle ich Aufgaben?

1. Wechseln Sie zur Aufgaben-Ansicht (Symbol unten links)
2. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe" oder drücken Sie Strg + N
3. Geben Sie einen Betreff ein
4. Optional: Legen Sie Fälligkeitsdatum, Priorität und Erinnerung fest
5. Klicken Sie auf „Speichern & schließen"

Tipp: Nutzen Sie Microsoft To Do (in Outlook integriert) für eine modernere Aufgabenverwaltung.

Wie wandle ich eine E-Mail in eine Aufgabe um?

Wenn eine E-Mail eine Aufgabe enthält, können Sie sie direkt umwandeln:

• Methode 1: Ziehen Sie die E-Mail per Drag & Drop auf das Aufgaben-Symbol unten links
• Methode 2: Rechtsklick auf die E-Mail → „Weiterleiten" → „Als Aufgabe"

Die E-Mail wird als Aufgabe mit dem Betreff und Inhalt übernommen.

Wie finde ich alte E-Mails schnell?

Outlook hat eine leistungsstarke Suchfunktion:

1. Klicken Sie in das Suchfeld oben (oder drücken Sie Strg + E)
2. Geben Sie Suchbegriffe ein (Name, Betreff, Stichwort)
3. Outlook zeigt alle passenden E-Mails an

Erweiterte Suchfilter:

Im Ribbon „Suchen" finden Sie zusätzliche Filter:

• Von: Nach Absender filtern
• Betreff: Nur in Betreffzeilen suchen
• Hat Anlagen: Nur E-Mails mit Anhängen
• Datumbereich: Nur E-Mails aus bestimmter Zeit (z. B. „Letzte Woche")

Suchoperatoren:

Nutzen Sie erweiterte Syntax für präzisere Suchen:

• von:maria.schmidt@kk-oh.de – Alle E-Mails von Maria Schmidt
• betreff:Projekt – Alle E-Mails mit „Projekt" im Betreff
• has:attachment – Alle E-Mails mit Anhängen
• received:gestern – Alle E-Mails von gestern

Ich kann keine E-Mails senden oder empfangen

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Keine Internetverbindung: Prüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung
• Outlook offline: Klicken Sie auf „Senden/Empfangen" → „Offline arbeiten" (sollte NICHT aktiviert sein)
• Postfach voll: Löschen Sie alte E-Mails oder leeren Sie den Ordner „Gelöschte Elemente"
• Serverproblem: Warten Sie einige Minuten oder kontaktieren Sie den IT-Support

Mein Postfach ist voll – was kann ich tun?

Jedes Postfach hat eine Speicherbegrenzung (meist 50-100 GB). So schaffen Sie Platz:

1. Große E-Mails löschen:
   • Nutzen Sie die Suche: size:>10MB
   • Löschen Sie E-Mails mit großen Anhängen
2. Ordner "Gelöschte Elemente" leeren:
   • Rechtsklick auf „Gelöschte Elemente" → „Ordner leeren"
3. Alte E-Mails archivieren:
   • Verschieben Sie alte E-Mails in lokale Archive (.pst-Dateien)
   • Oder nutzen Sie die Onlinearchivierung (falls aktiviert)
4. Anhänge in OneDrive speichern:
   • Speichern Sie Anhänge in OneDrive und löschen Sie die E-Mail

Outlook startet nicht oder hängt sich auf

Lösungen:

1. Outlook im abgesicherten Modus starten:
   • Drücken Sie Windows-Taste + R
   • Geben Sie ein: outlook.exe /safe
   • Drücken Sie Enter
2. Add-Ins deaktivieren:
   • Im abgesicherten Modus: „Datei" → „Optionen" → „Add-Ins"
   • Deaktivieren Sie verdächtige Add-Ins
3. Outlook reparieren:
   • Systemsteuerung → Programme → Microsoft 365 → „Ändern" → „Onlinereparatur"
4. IT-Support kontaktieren: Bei anhaltenden Problemen

Ich habe eine wichtige E-Mail versehentlich gelöscht

Wiederherstellung:

1. Prüfen Sie den Ordner „Gelöschte Elemente" – oft sind E-Mails dort noch vorhanden
2. Verschieben Sie die E-Mail zurück in den Posteingang
3. Falls der Ordner „Gelöschte Elemente" geleert wurde:
   • Gehen Sie zu „Gelöschte Elemente"
   • Klicken Sie im Ribbon auf „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen"
   • Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf „Wiederherstellen"
4. Falls das nicht funktioniert: IT-Support kontaktieren (Wiederherstellung bis zu 14 Tage möglich)

Darf ich dienstliche E-Mails an mein privates Postfach weiterleiten?

Nein! Das ist aus Datenschutzgründen strikt verboten:

• Dienstliche E-Mails können personenbezogene Daten enthalten (DSGVO)
• Private E-Mail-Anbieter haben andere Sicherheitsstandards
• Verstöße können rechtliche Konsequenzen haben

Alternative: Nutzen Sie Outlook Web-App oder die mobile Outlook-App, um auch unterwegs auf Ihr dienstliches Postfach zuzugreifen.

Wie erkenne ich Phishing-E-Mails?

Phishing-Mails versuchen, Sie zu täuschen und sensible Daten zu stehlen. Warnsignale:

• ❌ Dringlichkeit („Ihr Konto wird gesperrt!", „Handeln Sie sofort!")
• ❌ Unbekannte Absender, die sich als bekannte Institutionen ausgeben
• ❌ Aufforderung, auf Links zu klicken oder Passwörter einzugeben
• ❌ Rechtschreibfehler, schlechtes Deutsch
• ❌ Verdächtige Anhänge (.exe, .zip, .scr)

Was tun bei Verdacht?

1. NICHT auf Links klicken!
2. NICHT Anhänge öffnen!
3. NICHT antworten!
4. Markieren Sie die E-Mail als Phishing (Rechtsklick → „Phishing melden")
5. Löschen Sie die E-Mail
6. Informieren Sie den IT-Support

Weitere Infos: Gehackte Konten vs. Scamming-/Phishing-Mails

Wie verschlüssele ich vertrauliche E-Mails?

Für hochsensible Inhalte (Personaldaten, Finanzdaten) nutzen Sie E-Mail-Verschlüsselung:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail
2. Klicken Sie auf „Optionen" im Ribbon
3. Klicken Sie auf „Verschlüsseln"
4. Wählen Sie „Nur verschlüsseln" oder „Nicht weiterleiten"
5. Senden Sie die E-Mail wie gewohnt

Hinweis: Der Empfänger benötigt ebenfalls Microsoft 365 oder ein kompatibles Verschlüsselungssystem.