Diese Seite bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Funktionen von Outlook in Microsoft 365. Lernen Sie, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach effizient nutzen und organisieren können.
E-Mails senden und empfangen
Neue E-Mail erstellen
- Klicken Sie auf "Neue Nachricht" oben links
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
- Fügen Sie einen Betreff hinzu (wichtig für die Übersicht!)
- Verfassen Sie Ihre Nachricht im Textbereich
- Klicken Sie auf "Senden"
Weitere Optionen beim Senden
- CC (Carbon Copy): Weitere Empfänger, die die E-Mail zur Kenntnisnahme erhalten
- BCC (Blind Carbon Copy): Empfänger, die für andere nicht sichtbar sind
- Wichtigkeit: Markieren Sie E-Mails als wichtig oder unwichtig
- Verzögertes Senden: Planen Sie, wann eine E-Mail versendet werden soll
💡 Tipp: Anhänge hinzufügen
Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol, um Dateien anzuhängen. Sie können Dateien von Ihrem Computer oder aus OneDrive auswählen.
Posteingang organisieren
Ordner erstellen und verwenden
Organisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern für bessere Übersicht:
- Rechtsklick auf "Ordner" in der linken Seitenleiste
- Wählen Sie "Neuer Ordner"
- Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Projekte", "Wichtig", "Archiv")
- Verschieben Sie E-Mails per Drag & Drop in die Ordner
Kategorien verwenden
Kategorien helfen Ihnen, E-Mails farblich zu markieren:
- Rechtsklick auf eine E-Mail
- Wählen Sie "Kategorisieren"
- Wählen Sie eine Farbe/Kategorie aus oder erstellen Sie eine neue
- Kategorien können individuell benannt werden (z.B. "Dringend" = Rot)
Fokussierter Posteingang
Outlook sortiert E-Mails automatisch in "Fokus" (wichtig) und "Sonstiges":
- E-Mails von häufigen Kontakten landen in "Fokus"
- Newsletter und automatische Benachrichtigungen in "Sonstiges"
- Sie können E-Mails manuell zwischen den Bereichen verschieben
- Outlook lernt aus Ihren Aktionen
💡 Kennzeichnungen nutzen
Setzen Sie Fähnchen (Flags) bei E-Mails, die Sie später bearbeiten möchten. Diese erscheinen dann in Ihrer Aufgabenliste.
Regeln und Filter einrichten
Automatisieren Sie die Organisation Ihrer E-Mails mit Regeln:
Regel erstellen
- Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen"
- Wählen Sie "E-Mail" > "Regeln"
- Klicken Sie auf "Neue Regel hinzufügen"
- Definieren Sie Bedingungen (z.B. von bestimmtem Absender, mit bestimmtem Betreff)
- Legen Sie Aktionen fest (z.B. in Ordner verschieben, kategorisieren, löschen)
Beispiele für nützliche Regeln
- Newsletter: E-Mails mit "Newsletter" im Betreff → Ordner "Newsletter"
- Wichtige Absender: E-Mails von Chef → Kategorie "Wichtig" + Kennzeichnung
- Automatische Benachrichtigungen: E-Mails von noreply@ → Als gelesen markieren
- Projektbezogen: E-Mails mit Projektnamen im Betreff → Projektordner
⚠️ Vorsicht bei Löschregeln
Seien Sie vorsichtig mit Regeln, die E-Mails automatisch löschen. Wichtige Nachrichten könnten verloren gehen. Nutzen Sie besser die Verschiebung in Ordner.
Kalender nutzen
Der Outlook-Kalender hilft Ihnen, Termine und Besprechungen zu organisieren:
Termin erstellen
- Klicken Sie auf das Kalender-Symbol in der linken Navigation
- Klicken Sie auf "Neues Ereignis"
- Geben Sie Titel, Datum, Uhrzeit und Ort ein
- Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu
- Klicken Sie auf "Speichern"
Besprechung planen
- Erstellen Sie ein neues Ereignis
- Fügen Sie Teilnehmer über "Erforderliche Teilnehmer" hinzu
- Verwenden Sie "Planungsassistent", um freie Zeiten zu finden
- Fügen Sie einen Teams-Link hinzu für Online-Meetings
- Versenden Sie die Einladung
Kalenderfreigabe
Teilen Sie Ihren Kalender mit Kollegen:
- Klicken Sie auf "Freigeben" im Kalender
- Wählen Sie Personen aus, die Zugriff erhalten sollen
- Legen Sie Berechtigungen fest (nur Verfügbarkeit, Details, Bearbeitung)
💡 Mehrere Kalender
Sie können mehrere Kalender erstellen (z.B. "Arbeit", "Privat", "Projekte") und diese parallel anzeigen lassen.
E-Mail-Signatur erstellen
Eine professionelle Signatur wird automatisch an Ihre E-Mails angehängt:
Signatur einrichten
- Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen"
- Wählen Sie "E-Mail" > "Verfassen und Antworten"
- Scrollen Sie zu "E-Mail-Signatur"
- Erstellen Sie Ihre Signatur im Textfeld
- Aktivieren Sie die Optionen für neue E-Mails und Antworten
- Klicken Sie auf "Speichern"
Beispiel für eine professionelle Signatur:
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
IT-Administrator
Kirchenkreis Ostholstein
📧 max.mustermann@kk-oh.de
📞 +49 (0) 123 456789
Abwesenheitsnotiz einrichten
Informieren Sie Absender automatisch über Ihre Abwesenheit:
Automatische Antworten aktivieren
- Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen"
- Wählen Sie "E-Mail" > "Automatische Antworten"
- Aktivieren Sie "Automatische Antworten senden"
- Legen Sie Start- und Enddatum fest
- Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht
- Optional: Unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Absender
- Klicken Sie auf "Speichern"
💡 Gute Abwesenheitsnotiz
Geben Sie an: Zeitraum der Abwesenheit, wann Sie wieder erreichbar sind, und einen Vertretungskontakt für dringende Angelegenheiten.
Kontakte verwalten
Speichern und organisieren Sie wichtige Kontakte:
Neuen Kontakt erstellen
- Klicken Sie auf das Personen-Symbol in der linken Navigation
- Klicken Sie auf "Neuer Kontakt"
- Geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc. ein
- Fügen Sie optional weitere Informationen hinzu (Firma, Position, Adresse)
- Klicken Sie auf "Erstellen"
Kontaktlisten erstellen
Gruppieren Sie Kontakte für einfacheres Versenden an mehrere Personen:
- Erstellen Sie eine neue Kontaktliste
- Fügen Sie mehrere Kontakte hinzu
- Verwenden Sie die Liste beim Verfassen von E-Mails
💡 Kontakte aus E-Mails speichern
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Adresse und wählen Sie "Zu Kontakten hinzufügen".
Erweiterte Suchfunktionen
Finden Sie E-Mails schnell und effizient:
Einfache Suche
- Verwenden Sie das Suchfeld oben
- Geben Sie Suchbegriffe ein (Absender, Betreff, Inhalt)
- Outlook durchsucht automatisch alle Felder
Erweiterte Suchfilter
Nutzen Sie Filter für präzisere Suchergebnisse:
- Von: Suche nach Absender (
von:mustermann) - Betreff: Suche im Betreff (
betreff:rechnung) - Hat Anlagen: Nur E-Mails mit Anhängen (
hat:anlagen) - Datum: Zeitraum festlegen (
empfangen:letzte woche) - Kategorie: Nach Kategorie filtern
💡 Suchordner erstellen
Erstellen Sie Suchordner mit festen Suchkriterien. Diese zeigen dynamisch alle E-Mails an, die die Kriterien erfüllen.
Gelöschte E-Mails wiederherstellen
Versehentlich gelöschte E-Mails können wiederhergestellt werden:
Aus "Gelöschte Elemente"
- Öffnen Sie den Ordner "Gelöschte Elemente"
- Suchen Sie die gewünschte E-Mail
- Rechtsklick > "Verschieben" > Wählen Sie den Zielordner
Aus "Wiederherstellbare Elemente"
Wenn E-Mails aus "Gelöschte Elemente" entfernt wurden:
- Klicken Sie im Ordner "Gelöschte Elemente" auf "Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen"
- Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie wiederherstellen möchten
- Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
- Die E-Mails werden in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben
⚠️ Zeitlimit beachten
Gelöschte E-Mails können standardmäßig 30 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach werden sie endgültig gelöscht.
E-Mail-Weiterleitung einrichten
Leiten Sie E-Mails automatisch an eine andere Adresse weiter:
Weiterleitung aktivieren
- Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen"
- Wählen Sie "E-Mail" > "Weiterleitung"
- Aktivieren Sie "Weiterleitung aktivieren"
- Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse ein
- Optional: "Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten"
- Klicken Sie auf "Speichern"
⚠️ Datenschutz beachten
Achten Sie darauf, dass Sie keine vertraulichen E-Mails an private oder externe Adressen weiterleiten. Dies könnte gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen. Kontaktieren Sie bei Unsicherheit den IT-Support.
Anhänge verwalten und speichern
Anhänge herunterladen
- Öffnen Sie eine E-Mail mit Anhang
- Klicken Sie auf den Anhang
- Wählen Sie "Herunterladen"
- Speichern Sie die Datei am gewünschten Ort
Anhänge in OneDrive speichern
Speichern Sie Anhänge direkt in OneDrive:
- Klicken Sie auf den Anhang
- Wählen Sie "In OneDrive speichern"
- Wählen Sie den Speicherort in OneDrive
- Die Datei ist nun in der Cloud verfügbar
Große Dateien versenden
Für Dateien über 20-25 MB:
- Laden Sie die Datei zuerst in OneDrive hoch
- Fügen Sie in der E-Mail einen OneDrive-Link hinzu
- Legen Sie Freigabeberechtigungen fest
- Der Empfänger kann die Datei über den Link herunterladen
💡 Vorsicht bei Anhängen
Öffnen Sie keine Anhänge von unbekannten Absendern. Diese könnten Schadsoftware enthalten. Bei Verdacht kontaktieren Sie den IT-Support.
Outlook Mobile App
Nutzen Sie Outlook auch unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Tablet:
App installieren
- iOS: Laden Sie "Microsoft Outlook" aus dem App Store
- Android: Laden Sie "Microsoft Outlook" aus dem Google Play Store
- Melden Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse an
Funktionen der Mobile App
- E-Mails lesen und senden
- Kalender und Termine verwalten
- Dateien und Anhänge anzeigen
- Push-Benachrichtigungen für neue E-Mails
- Wischen-Gesten für schnelle Aktionen
- Offline-Zugriff auf E-Mails
Tipps und Best Practices
💡 Posteingang Zero erreichen
- Bearbeiten Sie E-Mails sofort oder verschieben Sie sie in passende Ordner
- Löschen Sie unwichtige E-Mails regelmäßig
- Nutzen Sie Regeln für automatische Organisation
- Archivieren Sie alte E-Mails statt sie zu löschen
⚠️ Sicherheit beachten
- Öffnen Sie keine verdächtigen Links oder Anhänge
- Geben Sie Ihr Passwort niemals in E-Mails weiter
- Melden Sie Phishing-Versuche dem IT-Support
- Nutzen Sie starke Passwörter und 2-Faktor-Authentifizierung
💡 Produktivität steigern
- Nutzen Sie Tastenkombinationen (z.B. Strg+N für neue E-Mail)
- Planen Sie feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung ein
- Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für konzentriertes Arbeiten
- Verwenden Sie Vorlagen für häufig versendete E-Mails
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Speicherplatz habe ich in Outlook?
Microsoft 365 bietet standardmäßig 50 GB Speicherplatz für Ihr Postfach. Zusätzlich haben Sie 1 TB OneDrive-Speicher für Dateien. Bei Bedarf kann der IT-Support den Speicher erweitern.
Kann ich mehrere E-Mail-Konten in Outlook verwenden?
Ja, Sie können mehrere E-Mail-Konten in Outlook hinzufügen und zwischen ihnen wechseln. Wenden Sie sich an den IT-Support, um zusätzliche Konten einzurichten.
Wie kann ich eine E-Mail zurückrufen?
Das Zurückrufen von E-Mails funktioniert nur innerhalb Ihrer Organisation und nur wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht gelesen hat. In Outlook Online ist diese Funktion eingeschränkt. Am besten: Senden Sie eine Korrektur-E-Mail nach.
Was ist der Unterschied zwischen "Löschen" und "Archivieren"?
Beim Löschen werden E-Mails in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Beim Archivieren werden E-Mails in einen Archivordner verschoben, wo sie unbegrenzt aufbewahrt werden.
Wie kann ich Outlook offline nutzen?
Outlook Online benötigt eine Internetverbindung. Für Offline-Zugriff können Sie die Outlook Desktop-App (Teil von Microsoft 365) oder die Outlook Mobile App verwenden, die beide Offline-Funktionen bieten.
Was mache ich bei Problemen mit Outlook?
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an unseren IT-Support unter support@kk-oh.de oder telefonisch Mo-Fr, 8:00-16:30 Uhr.
💡 Benötigen Sie weitere Unterstützung?
Unser IT-Support hilft Ihnen gerne bei Fragen zu Outlook:
- 📧 E-Mail: support@kk-oh.de
- 🕐 Erreichbarkeit: Mo-Fr, 8:00-16:30 Uhr