OneDrive Nutzung

OneDrive öffnen

• Web-Version: Öffnen Sie onedrive.com in Ihrem Browser
• Über Office 365: Klicken Sie im Office 365 Portal auf das OneDrive-Symbol
• Windows-Explorer: OneDrive ist direkt in den Datei-Explorer integriert
• Mobile App: Laden Sie OneDrive aus dem App Store oder Google Play Store

Benutzeroberfläche verstehen

Die Hauptbereiche von OneDrive:

• Dateien: Ihre persönlichen Dateien und Ordner
• Zuletzt verwendet: Kürzlich geöffnete oder bearbeitete Dateien
• Für mich freigegeben: Dateien, die andere mit Ihnen geteilt haben
• Fotos: Alle Bilder und Videos
• Papierkorb: Gelöschte Dateien (30 Tage Aufbewahrung)

Im Web hochladen

1. Öffnen Sie OneDrive im Browser
2. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner
3. Klicken Sie auf "Hochladen"
4. Wählen Sie "Dateien" oder "Ordner"
5. Wählen Sie die Dateien/Ordner aus Ihrem Computer
6. Klicken Sie auf "Öffnen"

Per Drag & Drop hochladen

• Öffnen Sie OneDrive im Browser
• Ziehen Sie Dateien oder Ordner direkt in das OneDrive-Fenster
• Die Dateien werden automatisch hochgeladen

Über den Datei-Explorer (Windows)

• Öffnen Sie den Datei-Explorer
• Klicken Sie links auf "OneDrive"
• Kopieren oder verschieben Sie Dateien in den OneDrive-Ordner
• Die Dateien werden automatisch synchronisiert

Neuen Ordner erstellen

1. Klicken Sie auf "Neu"
2. Wählen Sie "Ordner"
3. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein
4. Klicken Sie auf "Erstellen"

Dateien organisieren

• Verschieben: Rechtsklick auf Datei > "Verschieben nach" > Zielordner wählen
• Kopieren: Rechtsklick auf Datei > "Kopieren nach" > Zielordner wählen
• Umbenennen: Rechtsklick auf Datei > "Umbenennen"
• Löschen: Rechtsklick auf Datei > "Löschen" (landet im Papierkorb)

Tipps zur Organisation

• Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur (z.B. nach Projekten, Abteilungen, Jahren)
• Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen
• Nutzen Sie die Suchfunktion für schnelles Auffinden
• Markieren Sie wichtige Dateien mit einem Stern (Rechtsklick > "Zu Favoriten hinzufügen")

Datei oder Ordner teilen

1. Rechtsklick auf die Datei oder den Ordner
2. Wählen Sie "Teilen"
3. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein
4. Optional: Fügen Sie eine Nachricht hinzu
5. Legen Sie die Berechtigungen fest:
   • Kann bearbeiten: Empfänger können Änderungen vornehmen
   • Kann anzeigen: Empfänger können nur lesen
6. Klicken Sie auf "Senden"

Link zum Teilen erstellen

1. Rechtsklick auf die Datei oder den Ordner
2. Wählen Sie "Teilen"
3. Klicken Sie auf "Link kopieren"
4. Wählen Sie die Freigabeeinstellungen:
   • Personen in [Organisation]: Nur für Mitarbeiter Ihrer Organisation
   • Personen mit vorhandenem Zugriff: Nur für bereits freigegebene Personen
   • Bestimmte Personen: Nur für ausgewählte Empfänger
   • Jeder mit dem Link: Auch externe Personen (Vorsicht!)
5. Legen Sie fest, ob bearbeitet oder nur angezeigt werden darf
6. Optional: Legen Sie ein Ablaufdatum oder Passwort fest
7. Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn

Freigaben verwalten

• Rechtsklick auf freigegebene Datei > "Zugriff verwalten"
• Hier sehen Sie alle Personen mit Zugriff
• Sie können Berechtigungen ändern oder entfernen
• Sie können Freigabelinks deaktivieren

Echtzeit-Zusammenarbeit

OneDrive ermöglicht gleichzeitiges Arbeiten an Office-Dokumenten:

• Öffnen Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in OneDrive
• Die Datei öffnet sich in der Web-Version (Office Online)
• Teilen Sie die Datei mit Kollegen
• Mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten
• Änderungen werden in Echtzeit angezeigt
• Sie sehen die Cursors anderer Bearbeiter

In Desktop-App öffnen

• Klicken Sie auf die Datei in OneDrive
• Wählen Sie "In Desktop-App öffnen"
• Die Datei öffnet sich in Word, Excel oder PowerPoint auf Ihrem Computer
• Änderungen werden automatisch in OneDrive synchronisiert
• Andere können die Änderungen sehen und ebenfalls bearbeiten

Kommentare hinzufügen

• In Office-Dokumenten können Sie Kommentare hinzufügen
• Markieren Sie Text und klicken Sie auf "Neuer Kommentar"
• Kollegen können auf Kommentare antworten
• Erwähnen Sie Personen mit @Name für Benachrichtigungen

OneDrive-App einrichten

Die OneDrive-App synchronisiert Ihre Cloud-Dateien mit Ihrem Computer:

1. OneDrive ist unter Windows 10/11 bereits vorinstalliert
2. Klicken Sie auf das OneDrive-Wolken-Symbol in der Taskleiste
3. Melden Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail an
4. Wählen Sie, welche Ordner synchronisiert werden sollen
5. OneDrive erstellt einen Ordner in Ihrem Datei-Explorer

Synchronisationsstatus

Symbole zeigen den Status Ihrer Dateien:

• ✓ Grüner Haken: Datei ist synchronisiert und verfügbar
• ↻ Blaue Pfeile: Datei wird gerade synchronisiert
• ☁ Blaue Wolke: Datei ist nur online verfügbar (spart Speicherplatz)
• ✗ Rotes Kreuz: Synchronisierungsfehler

Dateien bei Bedarf (Files On-Demand)

Sparen Sie Speicherplatz auf Ihrem Computer:

• Alle Dateien sind sichtbar, werden aber nicht alle heruntergeladen
• Dateien mit blauer Wolke sind nur online
• Beim Öffnen werden sie automatisch heruntergeladen
• Rechtsklick auf Datei > "Immer auf diesem Gerät behalten" für Offline-Zugriff
• Rechtsklick auf Datei > "Speicherplatz freigeben" um Speicherplatz zu sparen

Frühere Versionen anzeigen

OneDrive speichert automatisch frühere Versionen Ihrer Dateien:

1. Rechtsklick auf eine Datei in OneDrive (Web)
2. Wählen Sie "Versionsverlauf"
3. Sie sehen eine Liste aller gespeicherten Versionen
4. Klicken Sie auf eine Version, um sie anzusehen
5. Klicken Sie auf "Wiederherstellen", um zu dieser Version zurückzukehren

Gelöschte Dateien wiederherstellen

1. Öffnen Sie den Papierkorb in OneDrive
2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie wiederherstellen möchten
3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
4. Die Dateien werden an ihren ursprünglichen Speicherort zurückversetzt

Dateien dauerhaft löschen

• Gelöschte Dateien bleiben 30 Tage im Papierkorb
• Zum endgültigen Löschen: Papierkorb öffnen > Datei auswählen > "Löschen"
• Oder: "Papierkorb leeren" für alle Dateien

App installieren und einrichten

1. iOS: Laden Sie "OneDrive" aus dem App Store
2. Android: Laden Sie "OneDrive" aus dem Google Play Store
3. Melden Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail an
4. Erlauben Sie den Zugriff auf Fotos (optional, für automatische Sicherung)

Funktionen der Mobile App

• Dateien von überall ansehen und herunterladen
• Dateien hochladen und teilen
• Dokumente mit Office-Apps bearbeiten
• Dokumente mit der Kamera scannen
• Offline-Dateien markieren für Zugriff ohne Internet
• Automatische Sicherung von Fotos und Videos
• Mit Fingerabdruck oder Face ID schützen

Dokumente scannen

Die OneDrive-App kann Dokumente mit der Smartphone-Kamera scannen:

1. Öffnen Sie die OneDrive-App
2. Tippen Sie auf "+"
3. Wählen Sie "Scannen"
4. Fotografieren Sie das Dokument
5. Die App erkennt die Kanten automatisch
6. Fügen Sie weitere Seiten hinzu oder speichern Sie
7. Das Dokument wird als PDF in OneDrive gespeichert

Desktop: Dateien offline verfügbar machen

1. Öffnen Sie den OneDrive-Ordner im Datei-Explorer
2. Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner
3. Wählen Sie "Immer auf diesem Gerät behalten"
4. Die Datei wird vollständig heruntergeladen
5. Symbol ändert sich zu einem grünen Haken mit weißem Kreis

Mobile App: Dateien offline verfügbar machen

1. Öffnen Sie die OneDrive-App
2. Tippen Sie auf "..." neben einer Datei
3. Wählen Sie "Offline verfügbar machen"
4. Die Datei wird heruntergeladen
5. Zugriff über "Offline" im Menü

Sicherheitsfeatures

• Verschlüsselung: Dateien werden während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Zusätzlicher Schutz beim Login
• Ransomware-Schutz: Erkennung und Wiederherstellung bei Schadsoftware
• Aktivitätsüberwachung: Ungewöhnliche Aktivitäten werden erkannt
• Compliance: Erfüllt Standards wie ISO 27001, GDPR

Persönlicher Tresor

OneDrive bietet einen "Persönlichen Tresor" für besonders sensible Dateien:

• Zusätzlicher Schutz durch zweite Authentifizierung
• Automatische Sperrung nach Inaktivität
• Keine Synchronisation auf andere Geräte (optional)
• Ideal für Ausweise, Verträge, Passwortlisten

Best Practices

• Verwenden Sie starke Passwörter und aktivieren Sie 2FA
• Teilen Sie vertrauliche Dateien nur mit spezifischen Personen
• Überprüfen Sie regelmäßig freigegebene Dateien und Berechtigungen
• Deaktivieren Sie Links, die nicht mehr benötigt werden
• Nutzen Sie Ablaufdaten für temporäre Freigaben

Office-Apps

OneDrive ist nahtlos mit Office-Anwendungen integriert:

• Word, Excel, PowerPoint: Öffnen und speichern Sie Dateien direkt in OneDrive
• AutoSpeichern: Änderungen werden automatisch gespeichert
• Co-Authoring: Mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten
• Versionsverlauf: Zugriff auf frühere Versionen direkt aus der Office-App

Teams

• Dateien in Teams-Kanälen werden in SharePoint gespeichert
• Sie können OneDrive-Dateien in Teams teilen
• Direkte Integration beim Datei-Anhang in Chats

Outlook

• Anhänge aus OneDrive in E-Mails einfügen
• Empfänger erhalten einen Link statt großer Datei-Anhänge
• Automatisches Speichern von E-Mail-Anhängen in OneDrive

Speicherplatz überprüfen

• Öffnen Sie OneDrive im Browser
• Unten links sehen Sie den verwendeten Speicherplatz
• Klicken Sie darauf für Details

Speicherplatz freigeben

• Große Dateien finden: Sortieren Sie Dateien nach Größe
• Alte Dateien löschen: Sortieren Sie nach Änderungsdatum
• Papierkorb leeren: Gelöschte Dateien belegen weiterhin Speicher
• Dateien bei Bedarf: Nur-Online-Dateien sparen lokalen Speicher (nicht Cloud-Speicher)

Speicher erweitern

Falls Sie mehr Speicherplatz benötigen:

• Standard: 1 TB mit Microsoft 365
• Für mehr Speicher kontaktieren Sie Ihre IT-Abteilung
• Alternativ: Nutzen Sie SharePoint für Team-Dateien