Microsoft 365 – OneDrive & SharePoint

Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?

Obwohl beide Dienste Cloud-Speicher bieten und eng miteinander verzahnt sind, haben sie unterschiedliche Einsatzbereiche:

OneDrive (persönlicher Speicher):

• Ihr privater Cloud-Speicher im Rahmen von Microsoft 365
• Ideal für persönliche Arbeitsdateien, Entwürfe, temporäre Dokumente
• Standardmäßig nur für Sie zugänglich, Sie können aber Dateien gezielt teilen
• Speichervolumen: In der Regel 1 TB pro Nutzer (kann je nach Lizenz variieren)
• Zugriff über: OneDrive-App, Browser (office.com), Datei-Explorer (Synchronisation)

SharePoint (Team-/Abteilungsspeicher):

• Gemeinsamer Speicherort für Arbeitsgruppen, Abteilungen, Projekte
• Strukturierte Dokumentbibliotheken mit erweiterten Berechtigungssystemen
• Direkt in Microsoft Teams integriert (jedes Team hat eine SharePoint-Seite im Hintergrund)
• Zentrale Ablage für Unternehmensinhalte, die über Mitarbeiter hinweg verfügbar sein sollen
• Erweiterte Funktionen: Metadaten, Workflows, Versionsverwaltung, Content-Typen

Wo speichere ich meine Dateien am besten?

Die Wahl des richtigen Speicherorts hängt davon ab, wer auf die Datei zugreifen soll:

• OneDrive: Persönliche Entwürfe, Notizen, Arbeitsunterlagen, die (zunächst) nur Sie betreffen.
• SharePoint/Teams: Dokumente, die für Ihre Abteilung, Ihr Projekt oder Ihr Team relevant sind.
• Netzlaufwerke (H:\, G:\, S:\): Für Dateien, die außerhalb von Microsoft 365 verwaltet werden oder aus Compliance-Gründen lokal gespeichert werden müssen (siehe Terminalserver).

Was passiert, wenn ich das Unternehmen verlasse?

OneDrive: Ihr persönlicher OneDrive-Speicher bleibt nach Ihrer Abmeldung für einen festgelegten Zeitraum (i.d.R. 30-90 Tage) erhalten und kann von Administratoren auf einen Nachfolger übertragen werden. Danach wird der Inhalt gelöscht.

SharePoint/Teams: Dateien in SharePoint-Bibliotheken und Teams bleiben erhalten, da sie nicht an Ihr persönliches Konto gebunden sind.

Wie greife ich auf OneDrive zu?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf Ihr OneDrive zuzugreifen:

1. Browser (Office.com):

1. Öffnen Sie office.com und melden Sie sich mit Ihrem dienstlichen Konto an.
2. Klicken Sie links auf OneDrive.
3. Sie sehen nun alle Ihre Dateien und Ordner.

2. OneDrive-App (Windows):

1. Die OneDrive-App ist unter Windows 10/11 vorinstalliert.
2. Melden Sie sich mit Ihrem dienstlichen Microsoft-365-Konto an.
3. OneDrive synchronisiert automatisch mit dem lokalen Ordner C:\Users\[Ihr Name]\OneDrive - Kirchenkreis Ostholstein.

3. Mobile Apps (iOS/Android):

Laden Sie die OneDrive-App aus dem App Store oder Google Play Store herunter und melden Sie sich an.

4. Datei-Explorer (Synchronisation):

Nach der Anmeldung in der OneDrive-App erscheint OneDrive im Windows-Explorer als eigenes Laufwerk. Dateien können per Drag-and-Drop verschoben werden.

Wie synchronisiere ich OneDrive-Dateien auf meinem PC?

Die OneDrive-Synchronisation ermöglicht den Offline-Zugriff auf Ihre Cloud-Dateien:

1. Öffnen Sie die OneDrive-App (Wolkensymbol in der Taskleiste).
2. Falls noch nicht angemeldet: Klicken Sie auf Anmelden und geben Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein.
3. Folgen Sie dem Setup-Assistenten und wählen Sie aus, welche Ordner synchronisiert werden sollen.
4. Nach Abschluss werden Ihre OneDrive-Dateien in den Datei-Explorer integriert.

Ordner-Selektion anpassen:

1. Rechtsklick auf das OneDrive-Wolkensymbol → Einstellungen.
2. Reiter Konto → Ordner auswählen.
3. Deaktivieren Sie Ordner, die nicht lokal gespeichert werden sollen (spart Speicherplatz).

Wie lade ich Dateien in OneDrive hoch?

Methode 1: Drag-and-Drop (Explorer):

Ziehen Sie Dateien oder Ordner einfach in den OneDrive-Ordner im Windows-Explorer. Die Synchronisation startet automatisch.

Methode 2: Browser (office.com):

1. Öffnen Sie OneDrive im Browser.
2. Klicken Sie oben auf Hochladen → Dateien oder Ordner.
3. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen.

Methode 3: Mobile App:

Tippen Sie in der OneDrive-App auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie Hochladen.

Wie teile ich Dateien aus OneDrive mit anderen?

OneDrive bietet verschiedene Möglichkeiten zum Teilen:

Methode 1: Teilen per Link

1. Rechtsklick auf die Datei → Teilen (oder Teilen-Symbol im Browser).
2. Klicken Sie auf Link erstellen oder Personen in [Organisation] mit dem Link können bearbeiten.
3. Wählen Sie die Berechtigung:
   • Bearbeiten: Empfänger können die Datei ändern.
   • Anzeigen: Empfänger können die Datei nur lesen.
4. Wählen Sie, wer Zugriff hat:
   • Personen in [Ihre Organisation]: Nur Mitarbeitende des Kirchenkreises mit dem Link.
   • Bestimmte Personen: Nur die von Ihnen angegebenen E-Mail-Adressen.
   • Jeder mit dem Link: Auch externe Personen (nur verwenden, wenn nötig!).
5. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn per E-Mail oder Chat.

Methode 2: Direkt per E-Mail teilen

1. Rechtsklick auf die Datei → Teilen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein.
3. Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu.
4. Klicken Sie auf Senden.

Wie sehe ich, wer Zugriff auf meine geteilten Dateien hat?

1. Rechtsklick auf die Datei → Details (oder i-Symbol im Browser).
2. Im Bereich Freigegeben für sehen Sie alle Personen und Gruppen mit Zugriff.
3. Klicken Sie auf Zugriff verwalten, um Berechtigungen zu ändern oder zu entfernen.

Sie können Freigaben jederzeit widerrufen, indem Sie auf Zugriff beenden klicken.

Was kann ich tun, wenn die OneDrive-Synchronisation Fehler zeigt?

Häufige Probleme und Lösungen:

1. Fehlende Anmeldung

Klicken Sie auf das OneDrive-Symbol in der Taskleiste und melden Sie sich ggf. erneut an.

2. Dateiname enthält ungültige Zeichen

OneDrive erlaubt keine Dateien mit folgenden Zeichen im Namen: \ / : * ? " < > |. Benennen Sie die Datei um.

3. Datei ist zu groß

Die maximale Dateigröße für OneDrive beträgt 250 GB. Sehr große Dateien sollten in kleinere Teile aufgeteilt oder komprimiert werden.

4. Speicherplatz voll

Überprüfen Sie Ihren verfügbaren Speicherplatz:

• Klicken Sie auf das OneDrive-Symbol → Einstellungen → Konto.
• Wenn der Speicher voll ist, löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien oder kontaktieren Sie die IT für eine Speichererweiterung.

5. OneDrive-App zurücksetzen

1. Rechtsklick auf das OneDrive-Symbol → Einstellungen → Konto → Verknüpfung dieses PCs aufheben.
2. Starten Sie OneDrive neu und melden Sie sich erneut an.

6. Windows-Systemdatei reparieren

Falls OneDrive weiterhin Probleme macht, setzen Sie die App zurück:

1. Drücken Sie Windows + R und geben Sie ein:
   %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset
2. Nach einigen Sekunden startet OneDrive automatisch neu.

Was ist SharePoint und wie funktioniert es?

SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, die als zentraler Speicherort für Teamdokumente dient. Im Kirchenkreis wird SharePoint hauptsächlich über Microsoft Teams genutzt:

• Jedes Team in Microsoft Teams hat automatisch eine eigene SharePoint-Seite mit Dokumentbibliotheken.
• Dateien, die Sie in einem Teams-Kanal hochladen, werden in der zugehörigen SharePoint-Bibliothek gespeichert.
• SharePoint-Seiten können auch unabhängig von Teams genutzt werden (z.B. für Intranet-Seiten, Abteilungsportale).

Sie müssen SharePoint nicht direkt öffnen – in den meisten Fällen arbeiten Sie über Teams damit, ohne es zu merken.

Wo finde ich die SharePoint-Seite meines Teams?

1. Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie zum gewünschten Team.
2. Wählen Sie einen Kanal und klicken Sie auf den Reiter Dateien.
3. Klicken Sie oben rechts auf In SharePoint öffnen.

Sie gelangen nun zur vollständigen SharePoint-Dokumentbibliothek mit erweiterten Funktionen (Metadaten, Versionsverlauf, Ansichten).

Wie synchronisiere ich SharePoint-Bibliotheken auf meinem PC?

Sie können SharePoint-Bibliotheken genau wie OneDrive lokal synchronisieren:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Dokumentbibliothek im Browser.
2. Klicken Sie oben auf Synchronisieren.
3. Die OneDrive-App startet automatisch und fragt, ob Sie die Bibliothek synchronisieren möchten.
4. Bestätigen Sie mit Synchronisieren.

Die Bibliothek erscheint nun im Windows-Explorer unter einem Ordner wie Kirchenkreis Ostholstein - [Teamname].

Wie verwalte ich Berechtigungen in SharePoint?

Berechtigungen in SharePoint werden auf mehreren Ebenen verwaltet:

• Team-Ebene: Wer Mitglied des Teams ist, hat automatisch Zugriff auf die SharePoint-Seite.
• Bibliotheks-Ebene: Sie können einzelnen Bibliotheken spezielle Berechtigungen zuweisen (z.B. nur Lese-Zugriff für bestimmte Personen).
• Datei-/Ordner-Ebene: Einzelne Dateien oder Ordner können individuell freigegeben werden.

So ändern Sie Berechtigungen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei/einen Ordner → Zugriff verwalten.
2. Fügen Sie Personen hinzu oder entfernen Sie sie.
3. Wählen Sie die Berechtigung: Bearbeiten, Lesen oder Besitzer.

Was sind SharePoint-Metadaten und wofür brauche ich sie?

Metadaten sind zusätzliche Informationen, die Sie Dateien zuweisen können (z.B. Kategorie, Status, Autor, Projekt). Sie helfen bei der Strukturierung und Suche:

• Beispiel: Sie taggen Dateien mit „Vertrag", „Genehmigt", „2025" → Später können Sie alle genehmigten Verträge aus 2025 filtern.
• Metadaten werden als Spalten in der SharePoint-Bibliothek angezeigt.

So fügen Sie Metadaten hinzu:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Bibliothek.
2. Klicken Sie auf + Spalte hinzufügen.
3. Wählen Sie den Typ (Text, Datum, Auswahl, etc.).
4. Füllen Sie die Metadaten bei jeder Datei aus.

Metadaten sind besonders nützlich in großen Bibliotheken mit Hunderten von Dateien.

Kann ich frühere Versionen einer Datei wiederherstellen?

Ja. OneDrive und SharePoint speichern automatisch Versionen jeder Datei:

1. Rechtsklick auf die Datei → Versionsverlauf.
2. Sie sehen eine Liste aller gespeicherten Versionen mit Datum und Bearbeiter.
3. Klicken Sie auf eine Version und wählen Sie Wiederherstellen, um diese Version zur aktuellen zu machen.
4. Optional: Laden Sie eine alte Version herunter, ohne die aktuelle zu überschreiben.

Wie kann ich eine gelöschte Datei wiederherstellen?

Gelöschte Dateien landen zunächst im Papierkorb:

OneDrive:

1. Öffnen Sie OneDrive im Browser (office.com).
2. Klicken Sie links auf Papierkorb.
3. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Wiederherstellen.

SharePoint:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Bibliothek.
2. Klicken Sie links unten auf Papierkorb.
3. Wählen Sie die Datei und klicken Sie auf Wiederherstellen.

Zweiter Papierkorb (Websitesammlungs-Papierkorb):

Wenn eine Datei aus dem normalen Papierkorb gelöscht wurde, ist sie für weitere 93 Tage im Websitesammlungs-Papierkorb verfügbar. Kontaktieren Sie die IT, um Zugriff darauf zu erhalten.

Wie verhindere ich, dass andere meine Datei versehentlich überschreiben?

Verwenden Sie die Datei auschecken-Funktion (nur in SharePoint verfügbar):

1. Rechtsklick auf die Datei → Auschecken.
2. Die Datei ist nun für andere gesperrt. Sie können sie bearbeiten, aber niemand sonst kann Änderungen vornehmen.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Einchecken und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.

Diese Funktion ist besonders nützlich bei kritischen Dokumenten (z.B. Verträge, Berichte), die nicht parallel bearbeitet werden sollen.

Kann ich Dokumente gleichzeitig mit anderen bearbeiten?

Ja. OneDrive und SharePoint unterstützen Co-Authoring (gleichzeitiges Bearbeiten) für:

• Word, Excel, PowerPoint (Office Online und Desktop-Apps)
• OneNote

So funktioniert es:

1. Öffnen Sie eine Datei in OneDrive/SharePoint.
2. Wenn eine andere Person die Datei zur gleichen Zeit öffnet, sehen Sie deren Namen oben rechts in der App.
3. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert. Sie sehen sofort, was die andere Person schreibt.
4. Jeder Autor hat eine eigene Farbe, die zeigt, wo sie gerade arbeiten.

Was passiert, wenn ich offline arbeite?

Wenn Sie eine synchronisierte Datei offline bearbeiten (z.B. im Zug ohne Internet):

• Ihre Änderungen werden lokal gespeichert.
• Sobald Sie wieder online sind, synchronisiert OneDrive automatisch Ihre Änderungen.
• Falls jemand anderes die Datei in der Zwischenzeit bearbeitet hat, versucht OneDrive, die Änderungen zu mergen (zusammenzuführen).
• Bei Konflikten (z.B. beide haben dieselbe Zeile geändert) erhalten Sie eine Konfliktdatei mit Ihren Änderungen. Sie müssen manuell entscheiden, welche Version korrekt ist.

Darf ich sensible Daten in OneDrive und SharePoint speichern?

Ja, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Es handelt sich um die vom Kirchenkreis freigegebene Microsoft-365-Umgebung (nicht Ihr privates Microsoft-Konto!).
• Sie beachten die Datenschutzvorgaben des Kirchenkreises (siehe Datenschutz).
• Besonders schützenswerte Daten (z.B. Gesundheitsdaten, sensible Personaldaten) dürfen nur in dafür vorgesehenen Bereichen mit erweiterten Sicherheitsmaßnahmen gespeichert werden.

Sicherheitsmaßnahmen in Microsoft 365:

• Verschlüsselung: Daten werden während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt.
• Compliance: Microsoft 365 erfüllt europäische Datenschutzstandards (DSGVO).
• Berechtigungsmanagement: Sie kontrollieren, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat.

Wie teile ich Dateien sicher mit externen Partnern?

Wenn Sie Dateien mit Personen außerhalb des Kirchenkreises teilen möchten:

1. Prüfen Sie, ob externe Freigabe erlaubt ist: Klären Sie mit der IT, ob externe Freigaben für Ihr Team/Projekt erlaubt sind.
2. Erstellen Sie einen Link mit eingeschränkter Berechtigung:
   • Rechtsklick auf die Datei → Teilen.
   • Wählen Sie Bestimmte Personen und geben Sie die externe E-Mail-Adresse ein.
   • Setzen Sie ggf. ein Ablaufdatum für den Link.
   • Wählen Sie Nur Anzeigen (keine Bearbeitung).
3. Alternative: Fordern Sie die IT auf, ein geschütztes Freigabeportal einzurichten (z.B. SharePoint-Extranet).

Wie erkenne ich, ob eine Datei mit externen Personen geteilt ist?

Im Windows-Explorer oder Browser sehen Sie ein Personen-Symbol neben geteilten Dateien. Klicken Sie auf Details oder Zugriff verwalten, um zu sehen, wer Zugriff hat.

Externe Personen werden mit einem (extern)-Hinweis gekennzeichnet.

Warum wird meine Datei nicht angezeigt?

Mögliche Ursachen:

• Synchronisation läuft noch: Warten Sie einige Minuten, bis OneDrive alle Dateien synchronisiert hat.
• Fehlende Berechtigung: Prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die Datei haben. Kontaktieren Sie den Dateibesitzer.
• Datei wurde gelöscht: Prüfen Sie den Papierkorb.
• Filter aktiv: In SharePoint-Bibliotheken können Filter die Anzeige einschränken. Klicken Sie oben rechts auf Alle Dokumente, um alle Dateien zu sehen.

Warum kann ich eine Datei nicht bearbeiten?

Mögliche Ursachen:

• Nur Lese-Berechtigung: Sie haben nur Anzeige-Rechte. Kontaktieren Sie den Dateibesitzer.
• Datei ist ausgecheckt: Eine andere Person hat die Datei ausgecheckt. Warten Sie, bis sie wieder eingecheckt wird.
• Veraltete Office-Version: Einige Funktionen erfordern Office 365. Aktualisieren Sie Ihre Office-Installation.

Was bedeutet „Diese Datei wird von einer anderen Anwendung verwendet"?

Diese Meldung erscheint, wenn:

• Die Datei in einem Programm geöffnet ist (z.B. Excel, Word).
• Ein Hintergrundprozess auf die Datei zugreift (z.B. Virenscanner, Backup).

Lösung: Schließen Sie die Datei in allen Programmen und versuchen Sie es erneut. Falls das Problem weiterhin besteht, starten Sie den PC neu.

Wie organisiere ich meine Dateien effizient?

• Klare Ordnerstruktur: Erstellen Sie eine logische Hierarchie (z.B. Jahr → Projekt → Kategorie).
• Aussagekräftige Dateinamen: Verwenden Sie Konventionen wie 2025-01-15_Bericht_Projektname.docx statt Dokument1.docx.
• Metadaten nutzen: In SharePoint können Sie Dateien taggen, um sie besser zu filtern.
• Regelmäßig aufräumen: Löschen Sie alte Entwürfe und nicht mehr benötigte Dateien.

Wie spare ich Speicherplatz?

• Files On-Demand aktivieren: Nur die Dateien, die Sie wirklich brauchen, werden lokal gespeichert.
• Große Dateien komprimieren: ZIP-Archive sparen Platz.
• Alte Dateien archivieren: Verschieben Sie alte Projekte in separate Archiv-Ordner.
• Duplikate vermeiden: Nutzen Sie Links statt Kopien.

Wie vermeide ich Versionskonflikte?

• Co-Authoring nutzen: Arbeiten Sie gleichzeitig online statt offline.
• Kommunikation: Teilen Sie Ihrem Team mit, wenn Sie an einer Datei arbeiten.
• Auschecken verwenden: Für kritische Dokumente, die nicht parallel bearbeitet werden dürfen.

Wo finde ich weitere Informationen zu OneDrive und SharePoint?

Microsoft bietet umfangreiche Dokumentation:

• OneDrive-Hilfe: support.microsoft.com/onedrive
• SharePoint-Hilfe: support.microsoft.com/sharepoint

An wen wende ich mich bei Problemen?

Kontaktieren Sie die IT-Abteilung des Kirchenkreises:

• E-Mail: support@kk-oh.de
• Telefon: 04521/788-0
• Persönlich: IT-Büro im Hauptgebäude

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite IT-Support & Hilfe.